หน้าที่ของหน่วยงาน

งานรับหนังสือภายนอก

        มีหน้าที่รับหนังสือ จดหมาย เอกสารจากหน่วยงานภายนอกมหาวิทยาลัย ทำการคัดแยกจดหมาย เปิดผนึก เสนอผู้บังคับบัญชา เพื่อพิจารณาสั่งการ

ขั้นตอนการปฏิบัติ

1. รับจดหมายจากสำนักงานประชาสัมพันธ์
2. ทำการคัดแยกจดหมาย (หน่วยงาน / ส่วนตัว)
3. เปิดผนึก
4. ลงทะเบียนหนังสือรับในสมุดคุม
5. ประทับตราที่มุมบนด้านขวาของหนังสือ ลงวัน เดือน ปี เวลา ที่รับหนังสือ หมายเลขหนังสือรับ (ตามทะเบียนหนังสือรับ)
6. ใส่แฟ้มเสนอหัวหน้าเพื่อเกษียนหนังสือ
7. เมื่อหัวหน้าเกษียนหนังสือแล้ว ถ้าเป็นเรื่องที่ต้องเสนอผู้บังคับบัญชาเพื่อพิจารณา จะนำเสนอเพื่อพิจารณาก่อน เมื่อผู้บังคับบัญชาสั่งการมา จึงดำเนินการตามสั่งโดยถ่ายสำเนาไว้ 1 ชุด มอบตัวจริงให้หน่วยงานตามสั่งการ (โดยให้เจ้าหน้าที่ผู้รับหนังสือของหน่วยงานนั้นลงลายมือชื่อรับหนังสือ เพื่อสะดวกในการติดตามเรื่องต่อไป)
8. ถ้าเป็นหนังสือที่ไม่ต้องเสนอเพื่อพิจารณา จะจัดส่งให้หน่วยงานที่รับผิดชอบโดยตรง โดยถ่ายสำเนาไว้ 1 ชุด และมอบตัวจริงให้หน่วยงานนั้น (เจ้าหน้าที่ของหน่วยงานที่รับหนังสือไปต้องลงลายมือชื่อรับหนังสือ)
9. นำสำเนาที่ถ่ายเอกสารไว้ เก็บเข้าแฟ้มหนังสือเข้าเพื่อเป็นหลักฐานต่อไป (แยกเก็บตามหน่วยงาน)



งานรับหนังสือภายใน
     มีหน้าที่รับหนังสือจากหน่วยงานภายในมหาวิทยาลัย ในเรื่องต่าง ๆ เช่น หนังสือเวียนเพื่อทราบ หนังสือเชิญประชุม หนังสือเชิญฟังการสัมมนา หนังสือสอบถามความคิดเห็น ฯลฯ ซึ่งจะส่งถึงหัวหน้าหน่วยงาน เพื่อเกษียนหนังสือ เพื่อให้บุคลากรในหน่วยงานรับทราบและปฏิบัติ


ขั้นตอนการปฏิบัติ

1. ลงทะเบียนหนังสือรับ (รับภายใน) ระบุ วัน เดือน ปี ที่รับหนังสือ หมายเลขหนังสือรับ เรื่อง
2. ประทับตราที่มุมบนด้านขวาของหนังสือ ลง วัน เดือน ปี เวลา ที่รับหนังสือ หมายเลขหนังสือรับ (ตามทะเบียนหนังสือรับ)
3. นำเสนอหัวหน้าเพื่อรับทราบและปฏิบัติ
4. หัวหน้าจะเกษียนหนังสือเพื่อให้บุคลากรในสำนักงานรับทราบและปฏิบัติ
5. เมื่อบุคลากรในสำนักงานรับทราบทุกคนแล้ว เก็บหนังสือเข้าแฟ้มหนังสือเข้าจากภายใน

งานส่งหนังสือออกภายนอก

     มีหน้าที่ตรวจสอบความถูกต้องของหนังสือออก เมื่อหน่วยงานต่างๆ ภายในมหาวิทยาลัย มีความประสงค์จะส่งหนังสือออกไปยังหน่วยงานภายนอก หน่วยงานนั้นจะพิมพ์หนังสือออก ส่งมาที่สำนักงานรองอธิการบดี เพื่อเสนอรองอธิการบดีวิทยาเขตลงนาม เมื่อรองอธิการบดีวิทยาเขตลงนามแล้ว สำนักงานรองฯ จะออกเลขที่หนังสือ และวันที่ ที่ออกหนังสือ และเตรียมการนำส่งไปรษณีย์ ส่วนในกรณีที่หน่วยงานต้องการส่งหนังสือเอง งานสารบรรณ จะคืนต้นฉบับให้หน่วยงานนั้นๆ เพื่อนำไปดำเนินการต่อไป


ขั้นตอนการปฏิบัติ

1. เมื่อหน่วยงานต่างๆ ภายในมหาวิทยาลัย มีความประสงค์จะส่งหนังสือออกที่ต้องให้รองวิทยาเขตลงนาม ไปยังหน่วยงาน ภายนอก หน่วยงานนั้นจะพิมพ์หนังสือออกส่งมาที่สำนักงานรองอธิการบดี เพื่อให้นำเสนอรองอธิการบดีวิทยาเขตลงนาม
2. ตรวจสอบความถูกต้องของหนังสือออก ทั้งในด้านของรูปแบบหนังสือ ตัวสะกด การันต์ ถ้าต้องแก้ไขจะส่งคืนให้หน่วยงาน ที่ออกหนังสือนำไปแก้ไขให้เรียบร้อย ก่อนนำเสนอรองอธิการบดีวิทยาเขตเพื่อพิจารณาลงนาม
3. เมื่อรองอธิการบดีวิทยาเขตลงนามแล้ว หนังสือจะกลับมาที่สำนักงานรองฯ สำนักงานรองฯ จะออกเลขที่หนังสือ และวันที่ ที่ออกหนังสือ
4. หนังสือออกที่หัวหน้าหน่วยงานลงนามเอง และนำมาขอเลขที่หนังสือออกจากงานสารบรรณ
5. นำหนังสือพับใส่ซอง ติดแสตมป์ และเตรียมการนำส่งไปรษณีย์
6. ในกรณีที่หน่วยงานต้องการส่งหนังสือเอง งานสารบรรณคืนพร้อมต้นฉบับให้หน่วยงานนั้นๆ
7. เก็บสำเนาไว้เป็นหลักฐานการส่งออก 1 ฉบับ
8. ส่งสำเนาคืนหน่วยงาน 1 ฉบับ

คำสั่ง ประกาศของวิทยาลัย
มีหน้าที่ตรวจทานความเรียบร้อยของ คำสั่ง/ประกาศ เมื่อหน่วยงานภายใน จัดทำคำสั่ง/ประกาศ ส่งที่สำนักงานรองอธิการบดี เพื่อนำเสนอรองอธิการบดีวิทยาเขตลงนาม เมื่อลงนามแล้วสำนักงานรองอธิกาบดี จะออกเลขที่คำสั่ง ส่วนประกาศนั้น ไม่ต้องออกเลขที่เพื่อเรียนให้หน่วยงานที่เกี่ยวข้องทราบต่อไป

ขั้นตอนการปฏิบัติ

1. ตรวจทานความเรียบร้อยของ คำสั่ง / ประกาศ
2. นำเสนอรองอธิการบดีวิทยาเขตเพื่อพิจารณาลงนาม
3. เมื่อรองอธิการบดีวิทยาเขตลงนามแล้ว ดำเนินการออกเลขที่คำสั่ง และบันทึก ประกาศ ในสมุดบันทึกคุม
4. การออกคำสั่ง / ประกาศ บันทึกลงในสมุดบันทึกคุม
5. จัดเก็บคำสั่ง / ประกาศ ต้นฉบับที่ลงนามแล้วเข้าแฟ้ม
6. ส่งสำเนาคำสั่ง / ประกาศ คืนหน่วยงานเจ้าของเรื่อง
7. สำเนาคำสั่ง / ประกาศ เรียนให้หน่วยงานที่เกี่ยวข้องทราบ

จัดส่งเอกสาร จดหมาย ไปรษณีย์ภัณฑ์ และพัสดุไปรษณีย์
มีหน้าที่จัดส่งจดหมาย ไปรษณีย์ภัณฑ์ และพัสดุไปรษณีย์ ให้กับทุกหน่วยงานที่ต้องการให้ดำเนินการจัดส่ง


ขั้นตอนการปฏิบัติ

1. รับหนังสือ จดหมาย ของหน่วยงานต่างๆ ที่ผ่านการออกเลบที่หนังสือจากงานสารบรรณกลางเรียบร้อยแล้ว รวมทั้งไปรษณีย์ภัณฑ์ และพัสดุไปรษณีย์ภัณฑ์ ที่หน่วยงานต่างๆ ฝากส่ง
2. ตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารที่จะนำส่ง
3. ตรวจนับจำนวน ฉบับ / ห่อ
4. คำนวณราคาค่าส่ง ติดแสตมป์
5. ดำเนินการจัดส่ง โดยนำหนังสือ จดหมาย ไปรษณย์ภัณฑ์ และพัสดุไปรษณีย์ภัณฑ์ ไปส่ง ณ ที่ทำการไปรษณีย์

บริการรับ - ส่ง โทรสาร และบริการการติดต่อทางโทรศัพท์มือถือ

มีหน้าที่ให้บริการรับ - ส่ง FAX และให้บริการการติดต่อทางโทรศัพท์มือถือ รหัส (01), (09) กับทุกหน่วยงานที่ต้องการติดต่อ กับหน่วยงานภายนอกมหาวิทยาลัยฯ ตามความรีบด่วนของงาน

ขั้นตอนการปฏิบัติ

1. ให้บุคลากรที่มีความประสงค์จะส่งโทรสารหรือใช้บริการโทรศัพท์ติดต่องานภายนอก รหัส (01), (09) กรอกแบบฟอร์มการขอใช้ ระบุชื่อบุคคล / หน่วยงาน ที่จะส่ง FAX ไปให้ หรือ บุคคล / หน่วยงานที่ต้องการติดต่อ ระบุเรื่องที่ติดต่อ หมายเลขโทรศัพท์ปลายทาง
2. ดำเนินการให้บริการตามที่ได้กรอกแบบฟอร์มไว้
3. บันทึกการใช้บริการลงในสมุดคุม
4. เมื่อองค์การโทรศัพท์ส่งใบเสร็จรับเงินมาให้ จะตรวจสอบว่าหมายเลขที่ใช้บริการ ตรงตามวันที่ได้บันทึกไว้หรือไม่